Projekti MEDIATOR në ditën e dytë u përqendrua në menaxhim e planifikim dhe strukturim të aktiviteteve ndërkombëtare

Takimi i dytë i projektit ndërkombëtar MEDIATOR, i cili po mbahet në Universitetin Publik “Kadri Zeka” në Gjilan, vazhdoi sot me sesione të detajuara mbi çështjet menaxheriale dhe operative të projektit, duke vendosur bazat e forta për implementimin e suksesshëm gjatë tre viteve të ardhshme.

Projekti që është pjesë e programit Erasmus+ CBHE dhe ku Universiteti Publik “Kadri Zeka” është koordinator, synon modernizimin e arsimit të lartë përmes integrimit të ndërmjetësimit si praktikë profesionale dhe akademike në institucionet e Ballkanit Perëndimor.

Në ditën e dytë morën pjesë përfaqësues nga të gjitha vendet partnere: Kosova, Shqipëria, Holanda, Letonia dhe Italia. Përfaqësuesit u angazhuan në diskutime intensive për krijimin e strukturave që do të garantojnë koordinim efikas, implementim transparent dhe rezultate të matshme gjatë gjithë periudhës së projektit.

Seanca e parë e ditës së dytë u përqendrua në sqarimin e rolit të secilit institucion partner në kuadër të paketave të punës dhe në finalizimin e marrëveshjeve të partneritetit të cilat janë nënshkruar nga rektori i UKZ-së Prof. Asoc. Dr. Artan Dërmaku dhe përfaqësuesit e të gjitha institucioneve që janë pjesë e projektit , të cilat përcaktojnë përgjegjësitë, afatet dhe strukturën e komunikimit ndërinstitucional.

Në ndërkohë gjatë punimeve ne sesione, Koordinatori i projektit nga UKZ, Prof. Dr. Dukagjin Leka, njëherësh Prorektor për Bashkëpunim Ndërkombëtar dhe Projekte, prezantoi kornizën organizative dhe theksoi rëndësinë e bashkëpunimit të ngushtë midis partnerëve për t’u siguruar që aktivitetet të zhvillohen sipas standardeve të Erasmus+ dhe objektivave të projektit. Ai rikujtoi se çdo institucion ka një rol kyç në krijimin e një ekosistemi të qëndrueshëm të ndërmjetësimit në rajon.

Një pjesë e rëndësishme e ditës iu kushtua menaxhimit financiar, ku u diskutuan format e raportimit, përgatitja e dokumentacionit të nevojshëm dhe detyrimet e secilit institucion në lidhje me përdorimin e fondeve të projektit.

Ekspertët financiarë prezantuan mënyrën e përdorimit të platformës SIGMA, e cila shërben për raportimin online të aktiviteteve Erasmus+. Partnerët patën mundësinë të sqarojnë pyetjet teknike dhe të harmonizojnë mënyrën e përgatitjes së raporteve të udhëtimeve, fletë-orëve, shpenzimeve dhe dosjeve mbështetëse.

Gjatë sesionit të dytë u trajtuan çështjet logjistike dhe procedurat e detajuara për planifikimin e vizitave studimore dhe takimeve ndërkombëtare që projekti do të realizojë nga viti 2026 deri në 2028. U prezantuan format e standardizuara për kërkesat e udhëtimit dhe planifikimet paraprake, dokumentacionet e fletë-orëve, raportet e aktiviteteve pas përfundimit të çdo udhëtimi, dhe procedurat për menaxhimin e mobiliteteve të stafit dhe studentëve.

Partnerët u pajtuan në përdorimin e një qasjeje të unifikuar, në mënyrë që proceset të jenë të qarta, transparente dhe lehtësisht të monitorueshme nga koordinatori.

Një tjetër temë qendrore ishte themelimi i Komitetit Drejtues dhe Komitetit të Sigurimit të Cilësisë, dy struktura kyçe të cilat do të monitorojnë ecjen e projektit, progresin e paketave të punës dhe arritjen e rezultateve të planifikuara.

Partnerët diskutuan rolin e secilit komitet, mënyrën e mbledhjeve periodike dhe kanalizimin e raporteve. U dakordua që komunikimi do të realizohet përmes platformave të përbashkëta në Google Drive, ku do të ruhen dokumentet zyrtare, raportet dhe materialet e komunikimit.

Në sesionin final të ditës, fokusi u drejtua te marketingu, diseminimi dhe komunikimi, me rëndësi të veçantë për krijimin e identitetit zyrtar të projektit MEDIATOR.

U diskutua dizajnimi i logos, udhëzuesit të brendshëm të vizualitetit dhe materialeve promocionale, krijimi i faqes zyrtare të projektit, hapja dhe menaxhimi i kanaleve në rrjete sociale, strategjia e komunikimit me institucionet publike, mediat dhe komunitetin akademik.

Partnerët u dakorduan që secili institucion të kontribuojë me përmbajtje të rregullt mediatike për të rritur dukshmërinë e projektit në nivel rajonal dhe evropian.

Projekti pritet të ketë ndikim afatgjatë në modernizimin e programeve akademike, forcimin e qendrave të ndërmjetësimit, dhe zhvillimin e kompetencave profesionale të studentëve dhe stafit në Kosovë, Shqipëri dhe partnerët e BE-së. /2LONLINE/